Wenn du in Excel als PDF speichern möchtest – etwa um Tabellen an Kollegen, Kunden oder Partner weiterzugeben – gelingt das in wenigen Klicks. 📄 Die PDF-Exportfunktion sorgt dafür, dass dein Tabellenlayout fest, sauber und nicht veränderbar bleibt. Perfekt für Angebote, Berichte oder Präsentationen! Der Export funktioniert gleichermaßen unter Windows, macOS und Ubuntu/Linux (LibreOffice Calc) – inklusive praktischer Tastenkombinationen. ✅
🧠 Warum Excel als PDF speichern?
Die Vorteile eines PDF-Exports in Excel:
- 🔒 Schutz vor unbeabsichtigten Änderungen
- 📐 Einheitliches Layout beim Weitergeben oder Drucken
- 📧 Ideal für E-Mail-Versand oder Uploads
- 📱 Öffnung auf jedem Gerät – ohne Excel
- 💼 Professionelles Erscheinungsbild für Kundendokumente
💡 Vor dem Speichern als PDF empfiehlt sich die Druckvorschau, um Seitenumbrüche und Skalierung zu prüfen!
✅ Schritt-für-Schritt: Excel als PDF speichern
Methode 1: Direkt speichern
- Öffne dein Excel-Dokument
- Gehe zu Datei > Speichern unter
- Wähle den Speicherort
- Im Feld „Dateityp“ wähle PDF (*.pdf)
- Optional: Auf Optionen klicken → nur bestimmte Seiten oder Bereiche exportieren
- Klicke auf Speichern – fertig! 🎉
✅ Methode 2: Exportieren als PDF
- Klicke auf Datei > Exportieren
- Wähle PDF/XPS-Dokument erstellen
- Klicke auf PDF/XPS-Dokument erstellen
- Speichere Datei mit gewünschtem Namen und Speicherort
📌 Funktioniert besonders gut, wenn du die PDF direkt druckreif vorbereiten willst!
⌨️ Tastenkombinationen zum PDF-Speichern
| Aktion | Windows | macOS | Ubuntu/Linux (LibreOffice Calc) |
|---|---|---|---|
| Speichern unter (Öffnen) | F12 | Cmd + Shift + S | Ctrl + Shift + S |
| Exportieren als PDF | Kein Shortcut direkt | Menü nutzen | Datei > Exportieren als PDF |
| Speichern | Strg + S | Cmd + S | Ctrl + S |
| Druckvorschau anzeigen | Strg + P | Cmd + P | Ctrl + P |
🧠 Tipp: Speichere zuerst dein Excel-Dokument und exportiere dann die saubere Version als PDF!
🐧 Excel als PDF speichern unter Ubuntu/Linux
In LibreOffice Calc funktioniert der PDF-Export ebenfalls zuverlässig:
- Gehe auf Datei > Exportieren als > Als PDF
- Stelle Optionen ein wie Seitenbereich, Bildqualität, etc.
- Klicke auf Exportieren
- Wähle Speicherort und Dateinamen → Fertig ✅
📌 LibreOffice erlaubt sogar Passwortschutz, Komprimierung & Wasserzeichen beim PDF-Export!
🖼️ Wichtige Einstellungen beim PDF-Export
| Option | Erklärung |
|---|---|
| Druckbereich festlegen | Nur gewählte Tabellenbereiche werden exportiert |
| Querformat/Hochformat | Optimiert die Darstellung – besonders bei breiten Tabellen |
| Nur aktive Blätter | Exportiert nur die sichtbare Tabelle |
| PDF/A-kompatibel | Für Archivierung geeignet |
| Ohne Rasterlinien | Sieht ordentlicher aus – optional deaktivieren |
💡 Unter „Datei > Drucken > Seite einrichten“ kannst du das Layout vor dem Export gezielt vorbereiten.
📊 Praxisbeispiele für den PDF-Export
| Anwendungsfall | Warum als PDF speichern? |
|---|---|
| Angebotsdokumente | Feste Formatierung, keine versehentlichen Änderungen |
| Projektberichte | Ideal zur Ablage oder Weitergabe an Kunden |
| Rechnungen & Formulare | Empfänger kann nichts überschreiben |
| Präsentationen mit Zahlen | Auf jedem Gerät gleich dargestellt |
| Tabellen-Uploads (z. B. Behörden) | Einheitliches Layout und Dateigröße |
⚠️ Häufige Fehler beim PDF-Speichern vermeiden
| Problem | Lösung |
|---|---|
| Nur ein Teil der Tabelle sichtbar | Druckbereich festlegen oder „Aktives Blatt“ prüfen |
| Inhalte abgeschnitten | Seitenränder und Skalierung anpassen |
| Ungültiges Layout | Vorher Druckvorschau kontrollieren |
| Leere Seiten im PDF | Nicht verwendete Zellen löschen oder ausblenden |
| Datei zu groß | Bilder komprimieren, einfache Schriftarten wählen |
✅ Speichere eine Vorschau-PDF, bevor du sie final versendest oder einreichst.
FAQs
Wie speichere ich eine Excel-Tabelle als PDF?
Gehe auf Datei > Speichern unter und wähle den Dateityp PDF aus. Klicke auf Speichern.
Kann ich mehrere Arbeitsblätter in einer PDF speichern?
Ja – wähle beim Export „Gesamte Arbeitsmappe“ oder markiere mehrere Blätter vorab.
Wie kann ich nur bestimmte Seiten speichern?
Klicke beim Speichern auf Optionen und gib den gewünschten Seitenbereich ein.
Wie speichere ich nur einen bestimmten Zellbereich als PDF?
Markiere den Bereich → Datei > Drucken > Nur Auswahl drucken → Dann als PDF speichern.
Kann ich mein PDF auch mit Passwort schützen?
Nur über externe Tools oder LibreOffice beim Export.
Funktioniert der Export auf allen Plattformen gleich?
Grundsätzlich ja – aber Menüführung und Optionen können je nach Excel-Version leicht variieren.
✅ Fazit: Excel als PDF speichern – professioneller Export mit wenigen Klicks
Mit wenigen Schritten kannst du deine Excel-Datei als PDF speichern und erhältst ein perfekt formatiertes Dokument, das sich auf jedem Gerät einheitlich anzeigen lässt. 📄 Ob Angebote, Tabellen oder Berichte – PDF ist das ideale Format für den professionellen Austausch.
Mit den richtigen Tastenkombinationen und Einstellungen funktioniert das unter Windows, macOS und Ubuntu schnell, zuverlässig und ganz ohne Zusatzprogramme. 🚀
Liste aller Tastaturkürzel für Windows
Falls du nach einer kompletten Liste für Windows suchst, dann kannst du hier einmal nachschauen!
https://keyboard-shortcuts.org/de/windows-tastenkuerzel/
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