TL;DR
Das Outlook Archiv bietet eine praktische Möglichkeit, ältere E-Mails zu speichern, ohne sie zu löschen. Sie können E-Mails manuell oder automatisch archivieren. Um das Outlook Archiv zu öffnen, navigieren Sie im linken Navigationsbereich zu „Archiv“ oder binden eine PST-Datei über Datei > Öffnen > Outlook-Datendatei ein. Die Tastenkombination Strg + Shift + F hilft beim Durchsuchen des Archivs.
Im Arbeitsalltag sammeln sich oft hunderte oder tausende E-Mails an. Um den Posteingang übersichtlich zu halten, bietet Microsoft Outlook eine integrierte Archivierungsfunktion. Das Outlook Archiv ermöglicht es, alte Nachrichten aus dem aktiven Postfach auszulagern und dennoch zugänglich zu halten.
Archivierte E-Mails werden dabei in einer separaten Datendatei (PST-Datei) gespeichert. Diese kann jederzeit geöffnet, durchsucht oder wiederhergestellt werden. Der Vorteil: Das Postfach bleibt schlank und die Outlook-Leistung wird verbessert.
Arten der Archivierung in Outlook
Manuelles Archivieren
Bei der manuellen Archivierung wählen Sie gezielt aus, welche E-Mails in das Archiv verschoben werden:
- Klicken Sie auf Datei > Tools zum Aufräumen > Alte Elemente archivieren
- Wählen Sie den Ordner (z. B. Posteingang), den Sie archivieren möchten
- Legen Sie das Datum fest, bis zu welchem archiviert werden soll
- Wählen Sie den Speicherort der Archivdatei (.pst)
- Klicken Sie auf OK
Automatische Archivierung (AutoArchivierung)
Diese Funktion verschiebt E-Mails regelmäßig und automatisch ins Archiv:
- Datei > Optionen > Erweitert > AutoArchivierungseinstellungen
- Aktivieren Sie AutoArchivierung alle X Tage
- Legen Sie das Alter der Elemente und das Zielverzeichnis fest
- Wählen Sie optional „Elemente endgültig löschen“ oder nur verschieben
- Speichern Sie die Änderungen
Outlook Archiv öffnen
Archivierte E-Mails sind nicht verloren – sie lassen sich jederzeit einsehen:
So öffnen Sie das Archiv in Outlook:
- Öffnen Sie Outlook
- Klicken Sie auf Datei > Öffnen und exportieren > Outlook-Datendatei öffnen
- Navigieren Sie zum Speicherort Ihrer Archivdatei (.pst)
- Klicken Sie auf Öffnen
- Das Archiv erscheint nun im linken Navigationsbereich unter „Archiv“
Sie können darin wie in jedem anderen Ordner suchen, sortieren und lesen.
E-Mails ins Archiv verschieben
Sie können einzelne E-Mails manuell verschieben:
- Markieren Sie eine oder mehrere E-Mails
- Ziehen Sie sie in den Ordner Archiv im Navigationsbereich
- Alternativ: Rechtsklick auf E-Mail > Verschieben > Archiv
Für Office-365-Konten kann dieser Archivordner serverbasiert sein und automatisch verwaltet werden.
Unterschied: Archivieren vs. Löschen
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| Archivieren | E-Mail bleibt erhalten, wird ausgelagert |
| Löschen | E-Mail wird in den Papierkorb verschoben |
| Dauerhaft löschen | E-Mail wird endgültig entfernt |
Wichtig: Archivierte E-Mails können jederzeit durchsucht, exportiert oder wiederhergestellt werden.
Archiv durchsuchen: So finden Sie alte E-Mails
- Öffnen Sie den Ordner „Archiv“ im Navigationsbereich
- Klicken Sie oben in das Suchfeld
- Geben Sie einen Suchbegriff oder ein Datum ein
- Nutzen Sie Suchtools > Suchtools > Suchoptionen für erweiterte Filter
- Tastenkombination: Strg + Shift + F für das erweiterte Suchfenster
Archivgröße und Speicherort prüfen
- Klicken Sie mit Rechtsklick auf den Archiv-Ordner
- Wählen Sie Datendateieigenschaften > Ordnergröße
- Der Speicherort der PST-Datei lässt sich über Datei > Kontoeinstellungen > Datendateien anzeigen und ändern
Tipp: Verschieben Sie das Archiv auf eine externe Festplatte, um Speicherplatz zu sparen.
Archivdatei sichern oder exportieren
Für Backups oder Umzüge empfiehlt sich der Export:
- Gehen Sie zu Datei > Öffnen und exportieren > Importieren/Exportieren
- Wählen Sie In Datei exportieren > Outlook-Datendatei (.pst)
- Wählen Sie den Archivordner aus
- Legen Sie den Speicherort fest
- Starten Sie den Export
So sichern Sie Ihre Daten oder übertragen sie auf ein anderes Gerät.
FAQ: Outlook Archiv und Archiv öffnen
Was ist das Outlook Archiv?
Ein separater Speicherbereich in Outlook, in dem ältere E-Mails ausgelagert werden.
Wie öffne ich mein Outlook Archiv?
Gehen Sie zu Datei > Öffnen und exportieren > Outlook-Datendatei öffnen und wählen Sie Ihre .pst-Datei.
Wo wird das Archiv gespeichert?
Standardmäßig im Ordner Dokumente > Outlook-Dateien, Sie können den Pfad jedoch ändern.
Was passiert mit archivierten E-Mails?
Sie werden aus dem aktiven Posteingang entfernt, bleiben aber lesbar und durchsuchbar.
Kann ich archivierte E-Mails wiederherstellen?
Ja. Sie können sie per Drag-and-Drop zurück in beliebige Outlook-Ordner verschieben.
Wie kann ich das Archiv durchsuchen?
Öffnen Sie das Archiv im Navigationsbereich und nutzen Sie das Suchfeld oder Strg + Shift + F für die erweiterte Suche.
Fazit: Outlook Archiv effektiv nutzen
Das Outlook Archiv ist ein unverzichtbares Werkzeug für jeden, der regelmäßig mit vielen E-Mails arbeitet. Es hält den Posteingang sauber, verbessert die Übersicht und schützt gleichzeitig wichtige Daten vor versehentlichem Löschen. Ob manuell oder automatisch – die Archivierung lohnt sich in jeder Outlook-Version. Mit wenigen Klicks können Sie archivieren, das Outlook Archiv öffnen und gezielt darin suchen.
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