TL;DR
Mit dem Outlook Mail Download können Sie E-Mails dauerhaft auf Ihrem Computer speichern – als Datei, Ausdruck oder über die Synchronisation mit PST-Dateien. Einzelne Nachrichten lassen sich als MSG- oder TXT-Datei sichern, komplette Ordner über den Export in eine PST-Datei. Mit Strg + S speichern Sie eine geöffnete Mail lokal.
Der Outlook Mail Download ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie E-Mails archivieren, sichern oder offline verfügbar machen möchten. Ob für rechtliche Zwecke, persönliche Backups oder als Nachweis – Outlook bietet mehrere Möglichkeiten, Nachrichten dauerhaft lokal zu speichern.
Dabei können Sie sowohl einzelne E-Mails als Datei speichern als auch komplette Ordner exportieren. Die gespeicherten Daten lassen sich später problemlos wieder öffnen oder importieren.
Einzelne E-Mails lokal speichern
Methode 1: Speichern als MSG-Datei
- Öffnen Sie die gewünschte E-Mail in Outlook
- Klicken Sie auf Datei > Speichern unter
- Wählen Sie den Dateityp Outlook-Nachrichtformat – Unicode (*.msg)
- Speicherort auswählen und mit Speichern bestätigen
Diese Datei enthält alle Informationen: Absender, Empfänger, Inhalt, Anhänge und Header.
Methode 2: Speichern als Text- oder HTML-Datei
Wenn Sie nur den Inhalt sichern möchten:
- Wählen Sie unter „Speichern unter“ den Dateityp Nur-Text oder HTML
- Diese Formate sind kleiner, enthalten jedoch keine Anhänge
Tastenkombination:
- Strg + S
Speichert die aktuell geöffnete E-Mail an einem wählbaren Speicherort
Alle E-Mails eines Ordners sichern (Export in PST-Datei)
Möchten Sie ganze Postfächer oder Ordner exportieren, verwenden Sie das integrierte Export-Tool:
- Gehen Sie zu Datei > Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren
- Wählen Sie In Datei exportieren
- Format: Outlook-Datendatei (.pst)
- Wählen Sie den gewünschten Ordner (z. B. „Posteingang“)
- Aktivieren Sie Unterordner einbeziehen (wenn nötig)
- Speicherort auswählen und Export starten
Die PST-Datei kann später in Outlook wieder geöffnet oder importiert werden.
Outlook Mails für Offline-Nutzung herunterladen
Wenn Sie mit IMAP oder Exchange arbeiten, werden standardmäßig nur Teile der E-Mail lokal gespeichert. So laden Sie alles dauerhaft herunter:
- Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen
- Wählen Sie Ihr E-Mail-Konto und klicken Sie auf Ändern
- Stellen Sie den Schieberegler E-Mails auf diesem Gerät behalten auf „Alle“
- Bestätigen Sie mit Weiter und starten Sie Outlook neu
Jetzt werden alle E-Mails dauerhaft heruntergeladen und sind auch ohne Internet verfügbar.
Anhänge separat herunterladen
Wenn Sie nur Anhänge einer E-Mail speichern möchten:
- Öffnen Sie die E-Mail
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Anhang
- Wählen Sie Speichern unter
- Speicherort festlegen und sichern
Tipp: Mehrere Anhänge können mit Alle Anlagen speichern gleichzeitig heruntergeladen werden.
E-Mails als PDF speichern (für Archiv oder Ausdruck)
Outlook selbst bietet keinen direkten PDF-Export, aber über den Druckdialog gelingt es:
- Öffnen Sie die E-Mail
- Klicken Sie auf Datei > Drucken
- Wählen Sie als Drucker Microsoft Print to PDF
- Speicherort und Dateiname vergeben
- Klicken Sie auf Drucken
Diese Methode eignet sich gut für rechtssichere Ablagen.
Download aus Outlook Web (Outlook Online)
Auch in der Webversion ist ein E-Mail-Download möglich:
- Öffnen Sie Outlook Web
- Öffnen Sie die gewünschte E-Mail
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü > Speichern unter
- Wählen Sie Nachricht speichern als .eml-Datei
Diese Datei kann später in Outlook oder anderen E-Mail-Clients geöffnet werden.
Tipps zur Dateiorganisation beim Outlook Mail Download
| Tipp | Beschreibung |
|---|---|
| Einheitliche Benennung | z. B. 2024-07-angebot-kundeA.msg für bessere Suche |
| Ordnerstruktur verwenden | Nach Jahr, Projekt oder Absender sortieren |
| Sicherung regelmäßig durchführen | Automatisierte Exporte oder manuelle Backups planen |
| PDF für Rechtszwecke verwenden | Gut geeignet für Nachweise und Archivierung |
FAQ: Outlook Mail Download
Wie kann ich eine einzelne E-Mail aus Outlook speichern?
Öffnen Sie die Nachricht, klicken Sie auf Datei > Speichern unter und wählen Sie das Format .msg oder .txt.
Wie speichere ich alle Mails aus einem Ordner?
Über Datei > Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren > In Datei exportieren (PST).
Kann ich E-Mails in Outlook als PDF speichern?
Ja, über Datei > Drucken > Microsoft Print to PDF.
Wie lade ich Mails offline auf meinen PC herunter?
Unter Kontoeinstellungen > Ändern den Synchronisationszeitraum auf „Alle“ setzen.
Gibt es eine Tastenkombination zum Speichern?
Ja: Strg + S speichert die geöffnete E-Mail lokal.
Wie lade ich E-Mails in Outlook Web herunter?
Nachricht öffnen > Drei Punkte > Speichern unter > Als EML-Datei sichern.
Fazit: Outlook Mail Download für Sicherheit und Flexibilität
Der Outlook Mail Download bietet viele praktische Möglichkeiten, wichtige Informationen dauerhaft und sicher zu speichern. Ob Sie einzelne E-Mails archivieren, ganze Ordner sichern oder Anhänge separat herunterladen – Outlook bietet hierfür vielfältige Funktionen. Mit wenigen Klicks schaffen Sie Sicherheit, Verfügbarkeit und Übersichtlichkeit in Ihrer E-Mail-Kommunikation.
Liste aller Tastaturkürzel für Windows
Falls du nach einer kompletten Liste für Windows suchst, dann kannst du hier einmal nachschauen!
https://keyboard-shortcuts.org/de/windows-tastenkuerzel/
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