Mit dem Seriendruck in Word kannst du persönliche Briefe, Etiketten, E-Mails oder Umschläge in wenigen Minuten für Dutzende oder Hunderte von Empfängern erstellen. Ob für Unternehmen, Vereine oder private Zwecke – mit dieser Funktion lassen sich Inhalte automatisiert anpassen und verteilen, ohne jeden Brief einzeln zu schreiben.
In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du den Seriendruck mit Word unter Windows, macOS und sogar in Verbindung mit Excel verwendest. Erfahre alles zu Datenquellen, Platzhaltern, Etiketten und was es bei der Ausgabe zu beachten gilt.
Was ist der Seriendruck in Word?
Der Seriendruck ist eine Funktion in Microsoft Word, mit der du ein Dokument automatisch mit Daten aus einer externen Quelle wie einer Excel-Tabelle oder Access-Datenbank kombinieren kannst. Du erstellst ein Grunddokument (z. B. einen Brief) und ersetzt bestimmte Felder durch Platzhalter, die Word dann mit den entsprechenden Daten ausfüllt.
Beispielhafte Anwendungsbereiche:
- Serienbriefe mit persönlicher Anrede
- Rechnungen oder Mahnungen
- Adressetiketten
- Zertifikate
- Namensschilder
Grundlagen: Diese Daten brauchst du für den Seriendruck
Ein Seriendruck besteht aus zwei Hauptkomponenten:
- Hauptdokument: Das Layout deines Briefs oder Etiketts
- Datenquelle: Eine Excel-Datei, CSV-Datei, Outlook-Kontakte etc.
Tabelle in Excel (Beispiel):
| Anrede | Vorname | Nachname | Straße | Ort |
|---|---|---|---|---|
| Frau | Anna | Müller | Musterstraße 1 | Berlin |
| Herr | Peter | Schmidt | Sonnenweg 12 | Hamburg |
Diese Felder werden später in Word verknüpft und automatisch eingefügt.
Seriendruck in Word unter Windows erstellen
So funktioniert’s:
- Öffne ein neues oder bestehendes Word-Dokument
- Gehe auf Sendungen > Seriendruck starten
- Wähle den Typ: Briefe, E-Mails, Etiketten usw.
- Klicke auf Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden
- Lade deine Excel-Datei oder Datenquelle
- Klicke auf Seriendruckfeld einfügen und wähle Platzhalter (z. B. Name, Adresse)
- Mit Vorschau Ergebnisse kannst du prüfen, wie die fertigen Dokumente aussehen
- Fertig? Dann klicke auf Fertig stellen und zusammenführen und wähle z. B. Dokumente drucken oder E-Mail-Nachrichten senden
Seriendruck in Word auf dem Mac
Die Funktion steht auch auf dem Mac zur Verfügung, wenn auch mit leicht anderem Ablauf:
- Öffne Word
- Unter Extras > Serienbriefe-Manager findest du alle Optionen
- Erstelle ein neues Hauptdokument
- Füge deine Datenquelle hinzu (Excel, CSV etc.)
- Ziehe Seriendruckfelder per Drag & Drop ins Dokument
- Klicke auf Fertigstellen, um den Druck oder Export zu starten
🍏 Mac-kompatibel & leistungsfähig – etwas versteckter, aber genauso effektiv.
Seriendruck mit Excel kombinieren
Excel eignet sich besonders gut als Datenquelle. Achte dabei auf folgende Punkte:
- Die erste Zeile in Excel muss die Spaltennamen enthalten (z. B. Vorname, Nachname)
- Vermeide leere Zeilen oder Spalten
- Speichere die Datei als .xlsx oder .csv
🔗 Word liest die Excel-Tabelle direkt ein und bietet dir alle Felder zur Auswahl.
Etiketten und Umschläge mit Seriendruck
Möchtest du Etiketten erstellen?
- Wähle unter Sendungen > Seriendruck starten > Etiketten
- Wähle dein Etikettenformat (z. B. Avery Zweckform)
- Füge Felder ein wie Name, Straße etc.
- Mit einem Klick erstellst du viele personalisierte Etikettenblätter
💡 Praktisch für Eventeinladungen oder Versandaktionen.
Vorschau und Druck des Seriendrucks
Nutze unbedingt die Vorschau-Funktion, um Fehler vor dem Druck zu erkennen. Klicke dazu auf:
- Sendungen > Vorschau Ergebnisse
- Navigiere durch die Datensätze mit den Pfeilen
- Alles korrekt? Dann wähle Fertig stellen und zusammenführen
🖨️ Der Druck erfolgt dann entweder auf Papier oder als PDF-Datei.
FAQs: Seriendruck in Word
Was ist ein Seriendruck in Word?
Ein Seriendruck ist eine automatische Methode, um ein Dokument mit personalisierten Daten zu erstellen – z. B. Briefe mit verschiedenen Namen.
Kann ich Seriendruck mit Excel verwenden?
Ja, Excel ist eine der besten Datenquellen für den Seriendruck in Word.
Wie erstelle ich Etiketten per Seriendruck?
Wähle unter Sendungen > Seriendruck starten > Etiketten dein Format aus und füge die Felder ein.
Kann ich den Seriendruck auch per E-Mail verschicken?
Ja, wähle bei Fertigstellen und zusammenführen den Punkt E-Mail-Nachrichten senden.
Funktioniert Seriendruck in Word für Mac?
Ja, über den Serienbriefe-Manager in der Menüleiste Extras.
Wie speichere ich den Seriendruck als PDF?
Statt auf Drucken zu klicken, wähle im Druckdialog Als PDF speichern.
Fazit: Mit Seriendruck in Word effizient personalisieren
Der Seriendruck in Word ist ein unschätzbares Werkzeug, wenn du viele Dokumente automatisiert mit individuellen Inhalten füllen willst. Ob für Briefe, Etiketten oder E-Mails – mit wenigen Klicks sparst du dir viel Zeit und Mühe. Perfekt für jeden, der regelmäßig kommuniziert – sei es geschäftlich oder privat.
Liste aller Tastaturkürzel für Windows
Falls du nach einer kompletten Liste für Windows suchst, dann kannst du hier einmal nachschauen!
https://keyboard-shortcuts.org/de/windows-tastenkuerzel/
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